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Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte – mit Übergangsfristen bis 2028.
Die gute Nachricht: Mit Lexware bist du bereits vorbereitet. Hier erfährst du, was für dich gilt und was wann zu beachten ist.
Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung im inländischen B2B zur Pflicht geworden. Umgesetzt wird die Pflicht gestaffelt, damit du Zeit zur Umstellung hast.
Für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen oder von ihnen empfangen.
Word-, Excel- und einfache PDF-Rechnungen gelten im B2B mit der E-Rechnungspflicht nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. An ihre Stelle treten strukturierte E-Rechnungsformate.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C), ins Ausland und mit Kleinbeträgen bis 250 € brutto sind von der Pflicht nicht betroffen. Diese können weiter wie bisher erstellt werden.
Eine E-Rechnung sieht oft aus wie ein PDF – ist aber etwas ganz anderes. Der Unterschied klingt technisch, entscheidet aber über deinen Vorsteuerabzug. Hier erklären wir dir, worauf es ankommt.
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten in einer XML-Datei.
ZUGFeRD-Rechnungen vereinen die XML-Datei mit einem PDF zum ansehen. Für das Finanzamt zählen aber allein die XML-Daten. Das PDF ist nur eine Ansicht für dich.
Deshalb ist eine ZUGFeRD-Rechnung kein normales PDF, auch wenn sie auf den ersten Blick so aussieht.
Ein Blick aufs PDF reicht nicht: Du musst die Daten aus der XML-Datei korrekt in ein System einlesen und unverändert speichern.
Denn nur eine vollständige, ordnungsgemäße E-Rechnung ist die Grundlage für deinen Vorsteuerabzug.
Lexware liest die E-Rechnungs-XML automatisch aus und archiviert sie für dich – ganz ohne Handarbeit.
Rund um die E-Rechnung schwirren viele Fachbegriffe herum. Die wichtigsten erklären wir dir hier kurz und verständlich.
Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931.
Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
Die europäische Norm, die festlegt, wie eine E-Rechnung aufgebaut sein muss. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung erfüllen diese Norm.
Eine Rechnung bis 250 € brutto. Diese Rechnungen sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit – hier darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen erstellen.
Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, gilt für alle Unternehmen in Deutschland bereits seit 2025. Keine Sorge: Mit Lexware erfüllst du dies automatisch.
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für alle gleichzeitig. Sie wird in Stufen eingeführt. Der Empfang ist schon Pflicht, der Versand folgt nach Umsatz gestaffelt. Hier findest du die drei wichtigsten Termine.
Seit 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Pflicht.
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren können, ohne Übergangsfrist.
Wer im Vorjahr (2026) über 800.000 € Umsatz erreicht hat, muss ab dem 01.01.2027 seine B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden.
Ab dem 01.01.2028 müssen alle B2B-Rechnungen, die nicht unter die 250 € Grenze fallen, als E-Rechnung erstellt und versendet werden.
Der Versand und Empfang von E-Rechnungen ist bei Lexware bereits integriert – ohne Zusatzkosten und mit wenigen Anpassungen deinerseits.
Lade deine empfangenen E-Rechnungen einfach per Drag & Drop hoch – Beträge, Steuern und IBAN werden automatisch ausgelesen. Weniger Tippen, weniger Fehler!
Prüfe, ob die E-Rechnung bei dir bereits aktiviert ist. Dann schreibst du deine Rechnungen wie gewohnt. Falls nötig, musst du ein paar zusätzliche Angaben machen, die zur Erstellung konformer E-Rechnungen notwendig sind – Lexware fragt diese Schritt für Schritt ab.
Deine Belege werden in Lexware automatisch GoBD-konform archiviert – ordentlich, nachvollziehbar und prüfungssicher.
Du fragst dich, was jetzt an Ein- und Umstellungen auf dich zukommt? Weniger, als du denkst. Das meiste erledigt Lexware Office automatisch – empfangen, auslesen und archivieren läuft von allein. Und falls doch eine Frage aufkommt, findest du in unserem Hilfe-Center die passende Antwort.
Ob Angestellte, Minijobber oder Azubis: Pflegen Sie die Daten Ihrer Mitarbeitenden zentral in Lexware Office. So haben Sie endlich alle wichtigen Unternehmensdaten in einem System und Änderungen werden automatisch in der Lohnabrechnung berücksichtigt.
Empfangen können musst du E-Rechnungen als Unternehmen in Deutschland bereits seit 2025. Ob oder ab wann du selbst E-Rechnungen versenden musst, klärst du am besten mit dem Check oben.
In der Übergangszeit dürfen PDFs mit Zustimmung des Empfängers weiterhin versendet werden. Langfristig gilt ein einfaches PDF im B2B aber nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit und dürfen auch weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Als Unternehmen in Deutschland solltest du trotzdem empfangsbereit sein, denn deine inländischen Lieferanten entscheiden über das Format, nicht du.
Du lädst deine E-Belege einfach per Drag & Drop oder Upload hoch oder nutzt den Belegempfang per E-Mail. Die struktuierten E-Rechnungsdaten werden von Lexware automatisch ausgelesen, das erspart dir manuelles Aptippen und vermeidet Fehler.
Die Buchhaltungssoftware von Lexware Office verlässt sich nicht nur auf die üblichen Sicherheitskonzepte, sondern erreicht bei der Datensicherheit ein Niveau, welches du sonst nur von Banken gewohnt bist. Das bestätigt auch der TÜV.
Unabhängig geprüft vom TÜV – für höchste Sicherheits- und Qualitätsstandards in allen Bereichen.
Deine Buchhaltung bleibt jederzeit ordnungsgemäß und prüfungssicher. Lexware Office erfüllt die GoBD-Vorgaben für eine korrekte, nachvollziehbare und unveränderbare Buchführung.
Deine Daten werden nach strengsten Datenschutzregeln verarbeitet und gespeichert. So behältst du die volle Kontrolle über personenbezogene Daten – transparent, sicher und rechtskonform.
Entwicklung, Hosting und Datenschutz nach deutschen Standards – sicher, transparent und zuverlässig.
